Risk Management [I]: Administración de riesgos
“En todo contexto de la vida, la primera y más importante manera de evitar víctimas y desastres, es comenzando por la prevención. ¿Por qué no en nuestro proyecto?”
¿Qué es?
Risk Management (Manejo de riesgos), se basa en la toma de conciencia y administración de los riesgos a los que se puede enfrentar nuestro proyecto.
¿Por qué?
Como se ve, no refiere específicamente a la solución de los problemas que nos encontremos durante un proyecto, sino principalmente a la “posibilidad de ocurrencia” y “el impacto” que los mismos pueden tener en nuestro trabajo, administrando su incidencia. Esto, porque una vez que los problemas ocurren, dejan de ser riesgos, y pasan a tener otra connotación en el contexto del proyecto.
Tener conciencia de los riesgos a que podemos (o vamos a) afrontar en el transcurso del proyecto, nos va a permitir que casi nunca éstos se conviertan en problemas. No nos harán perder tiempo, hacer retrabajos, o quedar mal parados.
Muchas veces, pensamos que decicar tanto tiempo a la detección de posibles problemas no es productivo para el fín del proyecto, pero lo que no tenemos que dejar de tener, es conciencia que en la medida que conozcamos los potenciales problemas a los que nos podemos enfrentar, y nos preocupemos de ellos a lo largo de nuestros trabajo, los mismos simplemente dejarán de serlo y aumentarán las posibilidades de éxito en nuestro trabajo. Al respecto destaco una frase del libro Practical Project Initiation de Karl E. Weigers: “Risk Management can be your friend” (La administración de riegos puede ser tu amigo).
Algunos conceptos
El manejo de riesgos, debe ser una actividad constante durante todo el período de proyecto, y en muchos casos, fuera de estos también (a lo largo del ciclo de vida del producto).
Un lineamiento posible para la administración de los riesgos, suele ser similar al siguiente:
Identificar: La acción de identificar los riesgos de un proyecto, debe contemplar la más amplia cantidad de factores, la revisión de históricos de otros proyectos, y en lo posible debe ser llevada a cabo con la mayor cantidad de grupos de interés posible. Esto incluyendo al Cliente del proyecto.
Análisis: El análisis de los posibles riesgos, se debe evaluar de manera profunda y consensuada. Generalmente estará ligado a la búsqueda de su determinación cualitativa/cuantitativa de ocurrencia.
Monitoreo: El monitoreo es una actividad constante, y que debe intensificarse con la continua ejecución de este proceso. El monitoreo debe ser mirando hacia el futuro, y no al presente. El “radar” debe estar encendido constantemente.
Mitigación: Es importante no mitigar el riesgo cuando es problema, siempre será más beneficioso y menos impactante llevar a cabo esta acción anticipada a su ocurrencia.
Informar: Tener conciencia de las cosas elimina dudas y sorpresas. En este caso, yo “insistí un poco” J con informar al Cliente. Para nombrar solo algunas ventajas de dar visibilidad de los riesgos:
· Cuanto más involucrados, sepamos de los riesgos, más estaremos atentos a su ocurrencia.
· En estos casos es mejor informar que “podría pasar…”, que “ya pasó…”
· Como dice el viejo refrán, “El que avisa, no traiciona…” y/o “Mejor, prevenir que curar…”
Una esquematización sobre los tipos de riesgos:
Externos: Los riesgos externos al equipo o la empresa, pueden ser los de mayor dificultad de mitigación, pues la misma puede estar fuera de nuestro alcance. Suelen afectar o anular la incidencia de todos los demás.
Contextuales: Estos son muchas veces echados de menos, y muchas veces son los más comunes. En contexto, incluyo por ejemplo: problemas del cliente en entender sus necesidades, problemas propios de nuestra empresa, riesgos no mitigados en etapas anteriores a nuestra intervención, factores temporales, ideologías de las personas involucradas, etc…
Recursos: Si no contamos con los recursos, estamos ante un grave problema. Son nuestras herramientas para forjar nuestro trabajo. Con esto se incluyen recursos humanos, materiales, elementos no sustanciales. Muchas veces creemos tener todos los recursos, hasta que los necesitamos…
Técnicos: Suelen ser comunes, pero a mi parecer, son los de más fácil mitigación. En un equipo con ganas, la mayoría de las veces se podrán resolver los nuevos “desafíos”, o buscar un camino alternativo.
Conclusión
Dos panoramas diferentes:
“Hola Señor inversor, queríamos adelantarle, que es muy probable que ante la situación difícil en que nos encontramos, el mes próximo tengamos pérdidas en sus cuentas. Queríamos ponerlo de aviso, y analizar en conjunto como proceder…”
“Señor inversor, lamentamos decirle que ayer perdimos el 90% de su cuenta bancaria…. Disculpe, pero no hemos previsto que la situación actual pudiera traernos estas consecuencias….”
Suena diferente ¿no?…
Lectura recomendada
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October 31st, 2008 at 10:16 pm
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