Risk Management [II]: Herramientas para la administración de riesgos

“Señalización en rutas, planes de vacunación, sistemas de incendios, alarmas…. Herramientas para administrar riesgos?”

¿Herramientas para la administración de riesgos?

Yo creo en la búsqueda de herramientas que nos permitan tener siempre visible la señal adecuada. Es decir, no un apartado dentro de un extenso documento, en el que se deba recurrir a una lectura profunda y de mucho tiempo para interpretar, detectar y conocer el proceder ante el desastre. Las herramientas deben ser ágiles, simples y estar siempre a la vista.

Imaginemos si al momento de llegar con nuestro vehículo a una curva, en lugar de tener un simple cartel de advertencia tuviéramos algo como:

“Estimado conductor, deseamos advertirle que en los 25 metros siguientes, Usted ingresará a una curva, la cual generará 45 grados de rotación en el trayecto del camino por el que está circulando…” L

Dichas herramientas, tienen que tener un output simple, que cualquiera que se “asome” o participe del proyecto, con un simple vistazo reconozca los riesgos a los que nos exponemos y su estado actual.

Las herramientas que se creen para el tratamiento de riesgos dentro de nuestro proyecto, tienen que focalizarse en los cuatro aspectos, a los que se hizo referencia en la publicación anterior “Administración de riesgos”.

Detección de riesgos

Lista de riegos

Para la detección de riesgos, podemos llevar a cabo las siguientes etapas:

1.       Reunión conjunta dentro del equipo para la identificación.

2.       Consulta y reunión con el Cliente y otros grupos de interés.

3.       Inspección de documentación histórica de proyectos anteriores.

4.       Construcción de la “lista de riesgos”

La lista de riesgos, debe ser el resultado de las inspecciones y conclusiones obtenidas mediante la realización de todas las reuniones anteriormente enunciadas, y de las que deben surgir al menos los siguientes datos:

·         Riesgo.

·         Descripción.

·         Recursos o factores involucrados.

·         Posible solución (con varias opciones como Plan de contingencia de ser posible).

·         Recursos que aportarán la solución (quienes lo atacarán).

·         Fecha de riesgo (en qué momento comenzará a afectarnos, a ser un problema.)

Algunos métodos utilizados para la identificación de riesgos en un proyecto pueden ser: brainstorming (Tormenta de ideas), entrevistas individuales, o el método Delphi.

Análisis de riesgos

Mapa de riesgos

Una vez hemos identificado los riesgos a los que nos enfrentaremos en el transcurso del proyecto, tendremos los elementos necesarios, para realmente analizar su impacto y probabilidad de ocurrencia. Para esto, todas las bibliografías de análisis de riesgos, proponen la confección de  una tabla cualitativa de los riesgos. Como la que se muestra a continuación, a la que se pueden aplicar variaciones como ser la cantidad de valores posibles para cada varible.

 

Tabla de riesgos

Monitoreo de riesgos

Radar

El radar, es un tipo de gráficos poco utilizado generalmente, que me fue presentado no hace mucho por Ariel Schapiro, uno de mis colegas y compañero de trabajo, que empecé utilizando para representar resultados de las “Iteration Retrospectives” en el último proyecto que participe, y que realmente me pareció de mucho interés. Más que nada por lo que comentaba al principio, me parece una muy buena señalización de estados. Porque de un vistazo, uno visualiza en este caso, los riesgos que se nos están escapando de control. Y no tenemos la necesidad de fijar nuestra atención por mucho tiempo sobre el mismo para divisar el estado del riesgo.

Radar de riesgos

 

Para su cálculo, lo que utilicé fue una escala resultante de valuar cada grado de “ocurrencia” e “impacto” en (Alto: 3, Medio: 2, Bajo: 1) y hacer el producto entre los valores, según la ubicación del riesgo en nuestro mapa de riesgos. A esta matriz resultante de cuantificar la incidencia del riesgo según valoraciones de la probabilidad y el impacto, suele llamarse en algunos libros como “Matriz de valoración ordinal de riesgos”.

Mi intensión, era poder llevar esta matriz al concepto de señalización que comente al principio de esta publicación. Voy a dejar el análisis, sobre esta herramienta y mi interpretación de la misma para otro post, de manera que este no sea tan extenso. Pero espero, que a quien le interese o ponga en práctica estos métodos, esté interesado en acercar sus resultados o ideas de mejora sobre los mismos.

Mitigación

Para la mitigación de los riesgos, suelen utilizarse como herramienta, la realización de un clásico plan de contingencia. Generalmente, debido al vértigo de los proyectos que nos tocan realizar en nuestras profesiones, no prestamos atención a la realización de planes de contingencia. Quizás responde a que generalmente, al menos en mi experiencia, se nos enseñaba que los planes de contingencia, debían ser extremadamente detallados, que comprendieran todas las posibilidades y variantes del problema.

Yo pienso, que en realidad hay formas de hacer un plan de contingencia claro, conciso, sin que necesariamente deba ser extenso y detallado. En realidad tengo una visión particular sobre este tema, y estoy revisando las formas en que profesionales de otras especialidadess, planifican mucho más los planes de contingencia y mitigación desde sus orígenes. Espero en algún momento, recibir información que me permita dar una idea cerrada para que podamos discutir.

Conclusión

Existen muchas herramientas y bibliografías que tratan el análisis de riesgos. Yo creo que en nuestro campo de acción, las metodologías ágiles de desarrollo, nos enseñan que muchas veces complejizar tareas como éstas, hacen que el propio modelo se desdibuje. Es por esto, que mi búsqueda se centra más en métodos simples, que aunque muchas veces subjetivos o no exactos, pueden permitirnos perfectamente anticiparnos a los problemas de manera de minimizar pérdidas, y dolores de cabeza.

Lectura recomendada

·         Gestión de Proyectos (de Pablo Lledó y Gustavo Rivarola) Pearson

·         Practical Project Initiation de Karl E. Weigers

·         PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute (PMI)

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